Musimy być zachowany tutaj właściwy balans, bowiem choć pracodawca może kontrolować pracownika na wiele sposobów, ale musi przy tym pamiętać, aby przestrzegać kodeksu pracy oraz nie naruszać dóbr osobistych tegoż pracownika. Oto co warto wiedzieć na ten temat:
1). Zainstalowanie kamer.
Należy wiedzieć, że instalowanie kamer na obszarze zakładu pracy i wokół niego (z reguły na ogrodzeniu) pracodawca musi umotywować jedną z określonych w Kodeksie pracy przesłanek: ochroną mienia, bezpieczeństwem pracowników, kontrolą produkcji lub zachowaniem tajemnicy firmowej. Dlatego też kamery zazwyczaj są przy wejściu do zakładu pracy, przy kasach, na liniach produkcyjnych, w magazynach. Należy wiedzieć, że kamery mogą rejestrować wyłącznie obraz bez dźwięku, a nagrania mogą być przechowywane do trzech miesięcy czasu. Instalowanie kamer nie wymaga zgody pracowników, ale powinni oni być poinformowani o nich, na przykład w regulaminie pracy, i uprzedzeni o tym fakcie. Miejsca monitorowane muszą być oznaczone, na przykład graficznie. Natomiast pracodawcy nie powinni instalować kamer w: palarni, szatniach, stołówce, pomieszczeniach sanitarnych. Ale trzeba powiedzieć przy tym bardzo istotną informację – może je tam zainstalować, powołując się na jedną z wcześniej wymienionych przesłanek, jednak takie kamery powinny uniemożliwiać rozpoznanie osób.
2). Lokalizacja na odległość.
Należy wiedzieć, że pracodawca ma prawo zainstalować w samochodzie służbowym GPS, aby kontrolować, jak pracownik wykorzystuje czas pracy. Ale pracownik musi o tym wiedzieć. Pracodawca nie może nadużywać uprawnień i kontrolować lokalizacji pracownika poza godzinami pracy. Wykorzystywanie samochodu poza pracą reguluje zazwyczaj umowa między pracodawcą a pracownikiem. Pamiętajmy, że podobne rozwiązanie dotyczy lokalizacji urządzeń mobilnych: służbowego laptopa lub telefonu komórkowego.
3). Monitoring komputera.
Należy wiedzieć, że pracodawca ma prawo monitorować pracownika, kiedy ten pracuje przy komputerze, jest aktywny w sieci – wtedy może archiwizować czas pracy i mieć wgląd w ekran w czasie rzeczywistym. Może również zablokować wejścia na niektóre strony, na przykład Twittera. Ma też prawo wprowadzić zakaz korzystania z komputera do celów prywatnych, który pracownik powinien respektować. Poczta elektroniczna też może być monitorowana i archiwizowana. Natomiast i wprowadzeniu takiego monitoringu pracownik musi być poinformowany, na przykład w aneksie do umowy o pracę. Ale zdarza się, ze z pracy pracownik wysyła też e-malie prywatne – wówczas system monitoringu, który wprowadzi pracodawca powinien uniemożliwiać wgląd do takiej korespondencji. Dlatego też może ustalić że e-maile prywatne pracownik powinien specjalnie oznaczać. Tak oznaczonej korespondencji pracodawcy pod żadnym pozorem nie wolno będzie czytać i archiwizować, nawet gdyby w firmie istniał zakaz korzystania z komputera do celów prywatnych.
4). Kontrolowanie telefonów.
Należy wiedzieć, że telefony służbowe mogą być kontrolowane, co pracodawca powinien umotywować takimi samymi przesłankami, jak monitorowanie e-maili (kwestia ta została wcześniej omówiona). Zasady monitoringu powinny znaleźć się na przykład w regulaminie pracy. O planach zamontowania monitoringu pracodawca powinien poinformować z wyprzedzeniem na przykład w obwieszczeniu. Natomiast jeśli monitoring już istnieje, wtedy nowo przyjętego pracownika trzeba o tym poinformować zanim rozpocznie pracę. Z jednodniowym wyprzedzeniem pracodawca musi oznaczyć też monitorowane telefony lub zawiadomić o tym fakcie pracowników. Do czego zwykle sprowadza się kontrola telefonów? Należy wiedzieć, że zazwyczaj kontrola telefonów sprowadza się do sprawdzania nawiązywanych połączeń i wysyłanych SMS-ów, do czego służą billingi. Pracodawca będzie więc wiedział, jak długo rozmawiamy przez telefon i jak często dzwonimy pod konkretny numer, który może wcale nie być numerem osoby, z którą współpracujemy w celach służbowych. Warto dodać, że możliwe jest też nagrywanie rozmów służbowych, które to nagrania z różnych przyczyn mogą być przechowywane nawet do 6 lat. Pracodawca może je wykorzystać wyłącznie do celów, dla jakich zostały dokonane i potem zniszczyć. Absolutnie pod żadnym pozorem pracodawca nie może nagrywać rozmów prywatnych i wykorzystywać uzyskanych w nich informacji, na przykład o stanie finansów czy zdrowia pracownika.